○安達地方広域行政組合議会処務規程
平成11年3月4日
議会訓令第1号
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、安達地方広域行政組合議会の処務に関し必要な事項を定めることを目的とする。
(職員)
第2条 議会に次の職員を置く。
書記長
書記
(職員の処理する事務)
第3条 前条の職員の処理する事務は、おおむね次のとおりとする。
(1) 庶務に関する事項
ア 職員の人事に関すること。
イ 公印の管理に関すること。
ウ 文書の収受、発送及び整理保存に関すること。
エ 儀式、交際及び接待に関すること。
オ 議会の庶務に関すること。
(2) 議事に関する事項
ア 本会議、委員会及び協議会に関すること。
イ 議会運営の先例に関すること。
ウ 請願及び陳情に関すること。
エ 議決事項の処理に関すること。
オ 会議録の調整及び保管に関すること。
カ その他議事及び調査に関すること。
第4条 書記長は、議長の命を受け議会の庶務を掌理する。
2 書記長に事故あるときは、あらかじめ議長から指名された書記がその職務を代理する。
3 職員は、上司の命を受けて事務に従事する。
(処務日誌)
第5条 書記長は処務日誌(様式第1号)を備え、これに議員及び議員の動静、並びに事務処理の要領を毎日記録しなければならない。
第2章 事務の決裁
(事務の決裁)
第6条 議会の事務は、議長が決裁する。
(代決等をした事務の後閲)
第7条 書記長は、代決した事務については軽易な事項を除き、後閲に供さなければならない。
(書記長の専決)
第8条 書記長は、軽易な事項について専決することができる。
第3章 文書の取扱
(到着文書の処理)
第9条 議会に到着した文書は、次の各号によって処理しなければならない。
(1) 普通文書は開封して受付印(様式第2号)を押し、書記長の閲覧を経て書記に配布すること。ただし、書記長において重要と認めるものは、議長の閲覧に供しなければならない。
(2) 親展文書その他開封を不適当と認めるものは、封皮に受付印を押して書記長の閲覧に供した後議長に送付すること。
(3) 現金、金券その他貴重品添付の文書は、金券交付簿(様式第3号)に記入して特にその受渡しを明らかにすること。
第10条 電話又は口頭による届出、通知、照会、報告等で重要な事項についてはその要領を摘記し、前条の規定に準じて処理しなければならない。
(文書の書式)
第11条 文書の書式は、別に定めるものを除くほか、安達地方広域行政組合公文例規程(平成6年安達地方広域行政組合訓令第2号)の例による。
(公印)
第12条 発送文書には、安達地方広域行政組合議会公印規程(昭和47年安達地方広域行政組合議会訓令第2号)の定めるところにより公印を押さなければならない。
(完結文書の処理)
第13条 完結文書は、直ちに編さん処理しなければならない。
(文書の保存)
第14条 文書は、次に掲げる区分によってそれぞれ保存しなければならない。ただし、必要あるときは、議長の決裁を受けて年限を伸縮することができる。
(1) 永久保存のもの
ア 議決書及び議事録
イ 本組合の条例、規程、訓令等
ウ 例規となるべき重要な告示及び令達
エ 訴訟、訴願等に関するもの
オ 議員及び職員の進退、賞罰、履歴に関するもの
カ 議会の沿革に関するもの
キ 重要な統計及び調査資料に関するもの
ク 前各号に掲げるもの以外のもので将来例規又は証拠となるもの
(2) 10年保存のもの
ア 各種台帳及び重要な図面
イ 会計関係の簿冊
ウ 永久保存以外の文書でやや重要と認められ、かつ後年の参照に必要なもの
(3) 5年保存のもの
ア 県報
イ 令達簿及び文書件名簿
ウ 諸報告、資料等で後年の参照に必要なもの
(4) 1年保存のもの
前各号以外の文書
2 議会で行った選挙関係書類の保存期間は、その者の在任期間とする。
(文書の廃棄)
第15条 保存文書は、議長の決裁を受けて廃棄するものとする。ただし、永久保存の文書については5年ごとに精査し、保存する必要がないと認めるものは廃棄することができる。
(文書取扱心得)
第16条 すべて文書は、上司の許可を受けないでこれを他人に示し、又は謄写させてはならない。事務所外に持ち出す場合も同じとする。
第4章 服務
(出勤)
第17条 職員は、出勤時限までに登庁し、自ら出勤表(様式第4号)に記録しなければならない。
(本会議における服務)
第18条 本会議に出務を命ぜられた職員は、次の各号に掲げる事項を守らなければならない。
(1) 議員の出席数を常に明確にしておくこと。
(2) 議場の閉鎖に注意すること。
(3) 議事記録を誤らぬよう注意すること。
(4) 前各号のほか特に命ぜられたことを守ること。
(委員会における服務)
第19条 委員会に出務を命ぜられた職員は、委員会の開会、閉会の日時及び出欠席委員の氏名並びに会議の要領を記録しなければならない。
第20条 職員は、病気その他の事故により出勤時限までに出勤できないときは、その旨を届け出なければならない。
2 職員は、執務時間中に外出し又は病気若しくはやむを得ない事故により退庁時限前に退出しようとするときは、その事由を上司に届け出て承認を受けなければならない。
(休暇)
第21条 職員は、休暇を受けようとするときは、その事由を上司に届け出て承認を受けなければならない。
(出張)
第22条 職員の出張は、旅行命令簿(様式第5号)をもって命ずる。
2 職員は、出張を終って帰庁したときは、直ちに復命書を提出しなければならない。ただし、軽易な事項は、口頭をもってすることができる。
第5章 補則
(組合規程の準用)
第23条 この規程に定めるもののほか、事務の処理及び職員の服務については、安達地方広域行政組合職務権限規程(平成4年安達地方広域行政組合訓令第1号)及び安達地方広域行政組合職員服務規程(昭和56年安達地方広域行政組合訓令第1号)を準用する。
附則
この訓令は、平成11年4月1日から施行する。
