○安達地方広域行政組合文書取扱規程
平成6年9月30日
訓令第3号
第1章 総則
(目的)
第1条 この訓令は、別に定めるものを除くほか、文書の取扱いについて必要な事項を定めることを目的とする。
(1) 事務局 安達地方広域行政組合事務局設置条例(昭和47年安達地方広域行政組合条例第8号)第1条に規定する事務局をいう。
(2) 消防本部 安達地方広域行政組合消防本部及び消防署設置条例(昭和47年安達地方広域行政組合条例第24号。以下「消防本部等設置条例」という。)第2条に規定する消防本部をいう。
(3) 部局 事務局及び消防本部をいう。
(4) 課 安達地方広域行政組合事務局組織規則(平成3年安達地方広域行政組合規則第1号。以下「事務局組織規則」という。)第2条及び第3条に規定する課及び第4条に規定する出先機関並びに安達地方広域行政組合消防本部組織規則(昭和54年安達地方広域行政組合規則第2号。以下「消防本部組織規則」という。)第2条に規定する課及び消防本部等設置条例第2条に規定する消防署をいう。
(5) 係 事務局組織規則第5条及び第6条並びに消防本部組織規則第2条及び安達地方広域行政組合消防署組織規程(昭和54年安達地方広域行政組合消防本部訓令第1号。以下「消防署組織規程」という。)第2条に規定する係をいう。
(6) 署所 事務局組織規則第4条に規定する出先機関及び消防本部等設置条例第2条に規定する消防署をいう。
(7) 部局長 部局の長をいう。
(8) 課長 課の長をいう。
(11) 収受 部局及び署所に郵送等により到達した文書を一定の手続に従い受領することをいう。
(12) 起案 事務の処理に当たって、決裁権者の決裁を受けるための原案を作成することをいう。
(13) 回議 事務の処理に当たって、その決裁を受けるため、直属の上司等を経て決裁権者に起案書を回すことをいう。
(14) 合議 起案の内容が、他の課の事務に関係する場合において、当該課の承認を求めることをいう。
(15) 決裁 起案の内容において、決裁権者が最終的な意志決定を行うことをいう。
(16) 内部文書 部局及び署所が、当該機関間において発信し、又は収受する文書をいう。
(17) 対外文書 前号に掲げる以外の文書で、発信し、又は収受する文書をいう。
(文書取扱の原則)
第3条 文書は、ていねいに取扱い、その処理は迅速かつ確実に行い、処理経過を明らかにし、事務能率の向上に努めなければならない。
2 文書の作成、保管、保存等に当たっては、常に紙の発生量及び蓄積量を減らし、資源保護、事務室内のスペースの有効利用、経費の節減等に努めなければならない。
(文書主管課長の職務)
第4条 事務局の総務課長及び消防本部の総務課長(以下「文書主管課長」という。)は、それぞれの所管に属する文書事務を総括し、常に文書事務処理の実態を把握し、文書事務が円滑に執行されるよう指導助言しなければならない。
(課長、補佐等及び係長等の職務)
第5条 課長は、課に属する文書の審査を行い、常に職員をして文書の作成及び文書の取扱いに習熟させ、並びに適正な文書管理に努めさせ、文書事務が適正かつ円滑に執行されるよう留意し、かつ、文書の処理状況を明らかにし、事務処理の促進に努めなければならない。
2 補佐等及び係長等は、係に属する文書の審査を行い、かつ、課長の指揮を受けて係の文書の処理状況を明らかにし、事務処理の促進に努めなければならない。
(文書取扱主任)
第6条 課長の文書事務処理を補佐させるため、課に文書取扱主任を置く。
2 課長は、補佐等及び係長等のうちから文書取扱主任を指定し、文書主管課長に報告しなければならない。
(文書取扱主任の職務)
第7条 文書取扱主任は、課長の命を受け、次に掲げる事務を処理しなければならない。
(1) 文書の受理に関すること。
(2) 文書の審査に関すること。
(3) 文書事務処理の促進及び改善に関すること。
(4) 文書の整理及び管理に関すること。
(5) 文書の引継ぎに関すること。
(6) その他文書の取扱いに関すること。
(文書の種類及び文例)
第8条 文書の種類及び文例は、安達地方広域行政組合公文例規程(平成6年安達地方広域行政組合訓令第2号)の定めるところによる。
(文書の記号及び番号)
第9条 文書には、次に掲げるところにより記号及び番号を付けなければならない。ただし、番号を付けることが適当でない文書又は軽易な文書には、文書の番号を付さずに「号外」として処理することができる。
(1) 条例、規則、訓令、告示及び公告には、公示登録簿(第1号様式)によりそれぞれの種別に従い番号を付けること。
(2) 指令には、「安達地方広域行政組合指令」の次に文書主管課長が定めた記号を加え、指令簿(第2号様式)により番号を付けること。
3 指令は、会計年度に相当する数字を「安達地方広域行政組合指令」の文字に替えるものとする。
4 暦年又は会計年度に相当する数字及び文書の番号には、アラビア数字を用いるものとする。
(文書の記号及び番号を必要としない文書)
第10条 前条の規定にかかわらず、内部文書については、文書の記号及び番号を付さないことができる。
第2章 文書の収受及び配付
(文書の収受等)
第11条 部局に到達した文書は、文書主管課長が収受する。
2 文書主管課長は、前項の規定により収受した文書を、次に掲げる方法により配付するものとする。
(1) 文書(親展、書留、簡易書留、現金書留、速達書留、速達簡易書留、電報、速達、引受時刻証明、配達証明、内容証明、特別送付等の文書(以下「特殊文書」という。)を除く。)は、封皮又は余白に受付印(第4号様式)を押し、所管課に配付すること。
(2) 管理者あて以外の親展文書は、名あて人に配付すること。
3 収受した文書のうち数課に関連する文書は、当該文書が関連する最も関係の深い課に配付する。
(配付された文書の処理)
第12条 課に配付された文書は、課長の閲覧に供しなければならない。
2 課長は、配付された特殊文書を自ら開封し、文書の余白に受付印を押して処理しなければならない。
3 前項の場合において、意義の申立書、訴状等の到着日時の権利の得失又は変更に関係がある文書があったときは、課長は、文書の欄外に到着の日時を朱書きし、かつ、証印し、封筒があるものはこれを添えて処理しなければならない。
4 配付された文書が当該課の所管に属さないときは、直ちに文書主管課長に返付しなければならない。
(署所における文書の収受等)
第13条 署所に到達した文書は、当該署所の長が収受する。ただし、署所あての文書が部局に到達した場合は、文書主管課長が収受することができる。
2 署所の長は、収受した文書の封皮又は余白に受付印を押して処理しなければならない。この場合において、審査請求書、訴状等の到着日時の権利の得失又は変更に関係がある文書があったときは、署所の長は、文書の欄外に到着の日時を朱書きし、かつ、証印し、封筒があるものはこれを添えて処理しなければならない。
(郵便料金不足等の処理)
第14条 郵便等により部局又は署所に到達した文書のうち料金の未納又は不足のものは、部局にあっては文書主管課長が、署所にあっては当該署所の長が公務に関係があると認めたものに限り、その未納又は不足の料金を納めて収受することができる。
(電話等の受付)
第16条 口頭又は電話で処理する事件を受理したときは、その受理者が口頭(電話)受理用紙(第5号様式)により処理するものとする。
第3章 文書の起案
(処理方針)
第17条 課長は、配付文書を閲覧し、自ら処理するもののほかは、当該事務の担当補佐等及び係長等に処理方針又は処理期限を示して速やかに処理させなければならない。
2 課長は、重要な文書又は事務の性質により直ちに処理できない文書があるときは、速やかに主務部局長の閲覧に供して、その処理方針又は処理期限についての指示又は承認を受けなければならない。
(文書の起案)
第18条 すべて事務の処理は、文書によるものとする。
2 文書を起案するときは、起案用紙(第6号様式)を用いなければならない。ただし、次に掲げるものは、この限りでない。
(1) 定例的な事案で、一定の簿冊により処理することができるもの
(2) 軽易な事案で、文書の余白に処理案を朱書きして処理することができるもの
(3) 口頭(電話)受理用紙により処理することができるもの
3 文書の起案をするときは、次に掲げるところによらなければならない。
(1) 起案文は、公文例並びに常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、公用文における漢字使用等について(平成22年内閣訓令第1号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)、送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)及び外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)によること。
(2) 字句を訂正したときは、証印して経過を明らかにすること。
(3) 起案書には、簡潔な標題を付け、その次に通知、照会、回答、報告、策定等その文書の性質を表す言葉をかっこ書きすること。
(4) 施行期日が予定されている場合は、起案用紙の施行予定欄に施行予定年月日を記入すること。
(5) 事案が定例のものは、あらかじめ主務課長が文書主管課長と協議して定めた例文によること。
(6) 起案書には、必要に応じて関係書類、参考資料、経過書等を添付し、事案の経過を知り易いようにすること。
(起案書の整備)
第19条 起案書は、次に掲げるところにより整備しなければならない。
(1) 1枚かぎりの起案書には、必ず台紙をつけること。2枚以上のものは、左方をそろえ、かつ、上方又は下方をそろえて綴じること。
(2) 添付書等で小さいものは、中央部で左方をそろえ、又は起案用紙大の用紙の中央部に貼って添付すること。
(3) 地図、設計書等は、適宜袋に入れること。
(文書の左横書き)
第20条 文書は、左横書きとしなければならない。ただし、次に掲げるものについては、この限りでない。
(1) 法令の規定等により様式を縦書きに定められたもの
(2) 賞状、表彰状、祝辞、式辞その他これらに類するもの
(3) その他文書主管課長が縦書きを必要と認めたもの
(取扱いの表示)
第21条 文書を起案するときは、起案用紙の取扱い区分欄に、次に掲げる区分により、その取扱いの種類を朱書きしなければならない。
(1) 掲示場に掲示するもの 掲示
(2) 議案として提出するもの 議案
(3) 特殊な発送を要するもの 親展、電報、速達、書留、現金書留、内容証明、配達証明、はがき、電話、ファクシミリ等
(4) 秘密を要するもの 秘密、時限秘等
(5) その他 広報登載、至急、重要、再議等
(決裁区分の表示)
第22条 起案書の決裁区分欄には、次に掲げる決裁区分を表示しなければならない。
(1) 管理者が決裁するもの 甲
(2) 部局長が決裁又は専決できるもの 乙
(3) 課長が決裁又は専決できるもの 丙
第4章 文書の回議及び合議
(起案書の回議及び合議)
第23条 起案書の回議及び合議は、次に掲げる方法によらなければならない。
(1) 起案書は、前条の決裁区分に応じ、起案者から最も関係の深い係員から順次直属上司に回議し、決裁権者に提出すること。
(2) 他の課の所管する事務に関係がある事案は、次により合議すること。
ア 課長が専決できるものについては、主務課長を経て関係課長に合議する。
イ 部局長が決裁又は専決できるものについては、主務課長を経て関係課長に合議し、部局長が決裁又は専決する。
ウ 他の部局に関係がある事案について、同一部局内に関係する課があるときは、当該関係課長に合議し、主務部局長を経て他の関係部局長及び課長に合議する。
2 前項の規定により回議若しくは合議を受けた者又は決裁権者は、起案書を審査し、起案用紙の「審議」、「決裁権者」又は「合議 決裁後供覧」の欄に証印しなければならない。
3 秘密の取扱い又は緊急を要する事案は、通常の手続きによらず上司の指示を受けて適宜処理することができる。この場合、処理後速やかに正規の手続きをとらなければならない。
(代決の表示)
第24条 安達地方広域行政組合職務権限規程(平成4年安達地方広域行政組合訓令第1号)の定めるところにより、代決者が事務を代決したときは、代決者として証印した箇所の上部に「代」と表示するものとする。
(文書取扱主任による審査)
第25条 起案書は、主務課長に回議する前に当該課の文書取扱主任に回議しなければならない。
2 文書取扱主任は、起案書の違法若しくは違式又は訂正を必要とする字句について審査し、起案用紙の審査欄に証印しなければならない。ただし、文書取扱主任が不在のときは、主務課長が証印しなければならない。
(法制上の審査)
第26条 条例、規則、訓令、告示、公告その他形式を整える必要のある文書は、文書主管課長に合議し、文書審査を受けなければならない。
2 前項の規定により審査を受けた文書のうち重要な事項に関するものは、法規審査会に付議するものとする。
(文書の持回り)
第27条 秘密、重要、至急その他の特別な取扱いを要する起案書は、部局長、課長、補佐等及び係長等又は起案者が自ら持ち回って決裁を受けるものとする。
(廃案その他の場合の措置)
第28条 起案書が廃案となり、又は重大な変更を加えたときは、その旨を朱書きし、回議又は合議した部局長及び課長に報告しなければならない。
(決裁印)
第29条 決裁になった起案書(以下「原議書」という。)には、課長が決裁印(第7号様式)を押さなければならない。
(原議書の内容の変更を要する場合)
第30条 起案者は、原議書中に誤りを発見したときは、これを訂正して証印し、回議又は合議した部局長等に順次報告し、かつ、決裁権者の承認を受けなければならない。
2 原議書を廃案にし、又は施行を保留すべきときは、理由を付し、回議又は合議した部局長等に順次報告し、かつ、決裁権者の承認を受けなければならない。
第5章 文書の浄書及び発送
(文書の浄書)
第31条 施行を要する文書は、主務課において遅滞なく浄書しなければならない。
2 文書の浄書は、次の方法により行わなければならない。
(1) 文書の記号及び番号、日付け、あて名、標題、本文等を原議書に基づいて浄書すること。
(2) 往復文書については、浄書した文書の末尾余白に当該事務の担当者の所属する課の名称及び氏名を付記すること。
(3) 文書の日付けは、施行する日の日付けとすること。
(4) 浄書文書は必ず原議書と照合するものとし、照合をした者は、起案用紙の浄書照合欄に証印すること。
(5) 契印は、照合確認することができるようにすること。
(公印の押印)
第32条 発送を要する文書(以下「発送文書」という。)には、安達地方広域行政組合公印及び印刷用印に関する規程(昭和56年安達地方広域行政組合訓令第3号)及び安達地方広域行政組合消防本部等公印規程(昭和47年安達地方広域行政組合消防本部訓令第1号)の定めるところにより公印を押印しなければならない。
(1) 組合の機関あてに発する往復文書(重要なもの(諮問、答申、建議、勧告及び課長等が重要であると認める文書をいう。以下同じ。)を除く。)
(2) 他の公共団体及び公共団体の機関あてに発する往復文書(重要なものを除く。)
(3) 前2号に規定するもの以外のものあてに発する軽易な往復文書(照会、回答、依頼、通知、送付及び報告のうち、権利義務にかかわらないもので、課長等が軽易であると認める文書をいう。)
3 公印を押印する者は、起案用紙の公印確認欄に証印しなければならない。
(文書の施行者)
第33条 文書を施行した者は、起案用紙の施行欄に証印し、かつ、施行年月日欄に施行年月日を記入しなければならない。
(文書の発送)
第34条 文書の発送は、主務課長が行う。
2 第32条第2項に規定する文書は、ファクシミリ又は電子メールにより発送することができる。
第6章 文書の整理及び保存
(文書の管理等)
第35条 事務室内における文書の管理等の方法は、次に掲げるところによらなければならない。
(1) 文書は、執務中を除いては自己の手元におかないこと。
(2) 文書は、常にその処理状況及び所在を明らかにしておくこと。
(3) 未着手の文書又は未完結の文書は、退庁時には所定の場所に格納し、机上又は机の中に文書を保管しないこと。
(4) 完結した文書は、所定の場所に保管しておくこと。
(5) 重要な文書は、非常時にはいつでも持ちだすことができるようあらかじめ準備しておくこと。
(6) 秘密文書は、秘密の保全に特に細心の注意を払うこと。
(7) 事務室内は、常に火災、盗難等の予防を完全にしておくこと。
2 前項に定めるもののほか、文書の管理等の方法に関して必要な事項は、文書主管課長が定めるものとする。
(文書の持出等)
第36条 文書は、上司の許可を得ないで庁外に持出し、又は部外者に示し、若しくは転写させてはならない。
(完結文書の編集)
第37条 完結文書は、次の方法により文書取扱主任が編集及び製本しなければならない。
(1) 会計年度ごとに編集項目により編集する。
(2) 完結年月日の順に、上から下に編集する。
(3) 完結文書が2以上に関連するものは、最も関係の深い項目に編集し、他の関連簿冊にその旨記入する。
(4) 事件が2年以上にわたるものは、完結した年又は年度に属する文書として編集する。
(5) 紙数の多少により適宜同一編集項目の簿冊を分冊し、又は合冊する。この場合分冊するときは、分冊番号を記載し、合冊するときは区分紙を入れる。
(6) 文書に添付された調査書類・図面等で、当該簿冊に編集することが困難なものは、適宜箱若しくは袋に入れ又は結束して別に整理し、関係簿冊にその旨表示する。
(7) 製本は、バインダー(第8号様式)によることとし、これによりがたいときは、バインダーの例による。
(保存期間等)
第38条 完結文書の保存期間は、永年、10年、5年、1年とする。
2 前項の期間に該当する文書の区分は、文書主管課長が定める。
3 完結文書の保存期間は、会計年度により整理するものにあっては、文書が完結した日の属する年度の翌年度4月1日から起算し、暦年により整理するものにあっては、文書が完結した日の属する年の翌年1月1日から起算するものとする。
(各課における文書の保管)
第39条 課長は、文書が完結した翌年度1年間は、事務室内の所定の場所に当該文書を保管しておかなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、事務処理上必要なものは、文書主管課長と協議のうえ、各課において保存することができる。
(引継文書の審査)
第41条 文書主管課長は、前条第1項の規定により文書の引継ぎを受けるときは、引継ぎを受ける文書の内容等について審査し、必要があると認めるときは主務課長に返付し、適当な措置を講じさせることができる。
(文書の保存)
第42条 文書主管課長は、第40条第1項の規定により引継ぎを受けた文書(以下「保存文書」という。)を保存期間ごとに書庫に保存しなければならない。
2 文書主管課長は、文書の引継ぎを受けたときは、保存文書引継書を文書の所属年度ごとに整理したもの(以下「保存文書台帳」という。)を永年管理しなければならない。
3 文書主管課長は、保存文書台帳によって保存文書の所在を明らかにしておかなければならない。
4 文書主管課長は、文書を廃棄し、紛失し、又は損傷したときは、保存文書台帳にその事由を明記しなければならない。
(書庫)
第43条 書庫は、文書主管課長が管理する。
2 何人も、文書主管課長の許可を得なければ書庫内に立ち入ることはできない。
3 文書主管課長は、常に書庫内を整理しておかなければならない。
4 文書主管課長は、必要に応じて書庫内の清掃、換気等を行い、防虫、防湿等に努めなければならない。
5 書庫内では、一切の火気を用いてはならない。
(保存文書の持出)
第44条 保存文書の持出しをしようとする者は、あらかじめ保存文書貸出簿(第10号様式)に必要事項を記載のうえ、文書主管課長の承認を受けなければならない。この場合において、持出しの期間は10日以内とする。
(保存期間の変更)
第45条 課長は、保存文書の保存期間の変更をするときは、文書主管課長の承認を受けなければならない。
2 文書主管課長は、保存文書の保存期間の変更を認めたときは、保存文書台帳にその事由を明記しなければならない。
(保存期間満了の文書)
第46条 文書主管課長は、保存期間の満了した文書について当該文書の主務課長と協議し、管理者の決裁を受けて廃棄しなければならない。
(永年保存文書の廃棄)
第47条 文書主管課長は、第39条に規定する永年保存文書について、保存期間が25年を経過するごとに保存の継続の要否について主務課長と協議し、継続の必要がないと認める文書を廃棄するものとする。
(文書の廃棄)
第48条 文書を廃棄するときは、次に掲げるところによらなければならない。
(1) 分別の必要がある場合は、適切に分別すること。
(2) 切断、焼却等適切な方法により、確実に廃棄すること。
(補則)
第49条 この訓令に定めるもののほか、文書取扱に関して必要な事項は、別に定める。
附則
1 この訓令は、平成6年10月1日から施行する。
2 安達地方広域行政組合文書管理規程(昭和47年安達地方広域行政組合訓令第1号)は、廃止する。
附則(平成19年訓令第5号)
この訓令は、平成19年7月1日から施行する。
附則(平成28年訓令第1号)
この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
附則(令和2年訓令第6号)
この訓令は、公布の日から施行する。
